Tema 4. Los Registros Agrícolas

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                  Tema 4.

 Registros Agrícolas

 

OBJETIVO GENERAL: Conocer los conceptos fundamentales de la contabilidad agrícola, el proceso contable y los registros agrícolas.

OBJETIVO ESPECIFICO: Conocer los conceptos fundamentales de los registros agrícolas, clasificación y sus usos contables.

CONTENIDO: Concepto Importancia. Características. Condiciones. Clasificación de los registros agrícolas. Registros para usos contables. Registros para usos especiales.

 

Los Registros Agrícolas

 

Son instrumentos o herramientas que permiten  registrar en forma clara, precisa y oportuna las operaciones comerciales y administrativas  de la  empresa agropecuaria y permite la toma de decisiones que persigue el progreso y permanencia  de la empresa a través del suministro de información.

 

Importancia de los Registros Agrícolas

 

     Analizar y evaluar financieramente la empresa agrícola a través de la identificación de transacciones que le permitirá visibilizar el origen de los ingresos, evitar pérdidas, ahorrar recursos y maximizar las ganancias.

·         Permiten el control de la actividad agrícola y la adecuada toma de decisiones.

·         Contribuyen a una administración eficiente del negocio agrícola.

·         Proporcionar información no solo mediante un corte transversal en un tiempo determinado si no comparar históricamente el desempeño de la empresa agropecuaria.

·         Permite una adecuada planificación y previsión

 

 

Tipos de Registros Agrícolas

1.   Físicos/ producción

2.   Financiero / ingresos y gastos

3.   Mandatorios / Otros

Pasos a seguir para establecer un método de registros 

·         Identificar las necesidades de información, cada empresa agrícola es particular, y requerirá una forma determinada de obtener la información dependiendo de su tamaño, sistema de producción, rubro de producción, sistema de comercialización.

·         Planear la forma del registro, nivel de detalle del registro, tamaño de columnas, filas etc. Que la información sea lógica y con información realmente relevante a los fines de poder tomar decisiones.  

·         Lo importante es que se elabore de forma tal que permita la obtención de información completa, de forma precisa pero a la vez de forma sencillos y amigables para vaciar en ellos la información.

·         Se aconseja efectuar una prueba para estar seguro que el registro es entendible y permitirá alcanzar los objetivos trazados, siendo sencillo no solo el vaciado de la información si no también su lectura.

·         Se debe proporcionar la información en los servicios de forma constante y sistematizada .

·         La información debe ser veraz y honesta, sin enmiendas y utilizando la misma unidad de medida en caso de registros físicos y monetaria en caso de los financieros.

·         Deben ser completos en relación con los objetivos previamente establecidos. La omisión de unos pocos ítems claves puede reducir mucho el valor de un registro que puede ser aceptable en otros aspectos.

·         Se deben evitar los errores, comprobando las cifras con la confrontación de datos.

·         Muchos productores utilizan un período contable de un año calendario, sin embargo, puede variar. Se pueden hacer resúmenes mensuales o trimestrales, sin embargo depende de la unidad de producción, por ejemplo en ponedoras se hacen resúmenes semanales de producción.

 

 

La amplitud de los registros

 

Guerra en 1992, describe que la amplitud de los registros puede variar desde uno muy sencillo para un fin limitado y específico,  hasta un amplio conjunto de registros que comprenda todos los informes sobre la empresa agropecuaria y finanzas.

 

Clase de información para anotar en los registros

 

Pueden encontrarse varias aplicaciones para las diferentes clases de información anotada en los registros de la empresa, ya que probablemente no hay dos fincas que tengan las mismas necesidades.

 

Algunos de los ítems que con más frecuencia se registran clasificados bajo títulos referidos a la empresa y a la familia son los siguientes:

 

·         Gastos de operación y entradas

·         Inversión e ingresos de capital

·         Cantidades y precios de insumos y producción

·         Precios de los insumos y producción

·         Depreciación de maquinaria, edificios, mejoras en la tierra y compra de

Ganado.

·         Inventarios anuales que muestran la cantidad y el valor de la tierra

·         Inventarios diarios o mensuales del número de animales y de la cantidad de alimentos en depósito.

·         Datos acerca de las cuentas por pagar y por cobrar.

·         Datos acerca de cuentas y las obligaciones por pagar o por cobrar.

·         Listas de las pólizas de seguros y otros documentos similares.

·         compras e inventario de mobiliario y otras propiedades personales.

·         Declaración del balance financiero.

 

 

Registros para usos contables

Libro Diario

Documento donde las empresas registran todas sus transacciones económicas y la información relacionada con la transacción de manera ordenada, cronológica, e incluye compras, ventas, gastos de personal, pagos e servicios. por lo tanto, puede mejorar significativamente la contabilidad de un negocio. Gracias a este documento se puede conocer la situación financiera real de la empresa para planear acciones, como por ejemplo elaborar un presupuesto a futuro. Además, el libro diario ayuda a la elaboración del libro y las cuentas anuales. Todas las anotaciones que se registran en este documento se incluyen en áreas que se denominan “Asientos Contables” y dependiendo del formato que se siga pueden estar relacionados con:

·         Compras

·         Ventas

·         Pago de deudas

·         Inversiones en bienes o financieras

·         Gastos de personal

·         Cobros de clientes

·         Subvenciones

·         Préstamos

Se usan para estas anotaciones, dos tipos de formatos: verticales y el horizontal. Ambos incluyen la misma información, por lo que el uso de uno u otro únicamente dependerá de la preferencia de cada autónomo o empresa. Esta es la información que no puede faltar en el libro diario:

·         Nombre de la empresa

·         Fecha de la operación. Es muy importante que todas las entradas o asientos contables se presenten en orden cronológico para que se pueda realizar un seguimiento real y eficaz de las transacciones de la compañía.

·         Debe

·         Haber

·         Concepto

·         Descripción y nombre de la cuenta

·         Número de folio mayor

Recuerda que en los asientos contables se va anotando cada operación de manera independiente, pero se pueden hacer registros agrupados en periodos que no superen un trimestre si se dispone de un libro auxiliar con anotaciones individuales. Asimismo, es muy importante señalar que en los espacios de “Debe” y “Haber” se tiene que estipular el débito y crédito de las operaciones.

Libro Mayor

El libro mayor consiste en un libro de contabilidad en el que se registran en hojas numeradas que siguen un orden cronológico los activos y pasivos (cuentas del balance), gastos e ingresos y otros movimientos que realiza una empresa en sus actividades diarias. Principalmente se usa para reflejar en las cuentas de la empresa (de manera individual) las operaciones realizadas durante el ejercicio fiscal de forma cronológica con el objetivo de conocer el saldo que hay en cada cuenta. Así se puede planificar a futuro elaborando estrategias de marketing o presupuestos que se ajusten a la realidad económica de la empresa. A simple vista parece que el libro mayor y el libro diario hablan de lo mismo (en ambos aparecen los conceptos de “Debe” y “Haber”).  En el libro mayor se van anotando las transacciones de las cuentas para ver su evolución y saldo rápidamente; mientras que en el libro diario se van incluyendo todas las operaciones diarias de la empresa.Otra diferencia reside en el formato que suelen usar. En el libro diario se habla de asientos contables en los que debe haber una columna para el Debe y otra para el Haber. Mientras que en el libro mayor cada cuenta se representa en forma de T en la que en la columna de la izquierda (Debe) aparecen los incrementos del activo y las reducciones del pasivo junto a los gastos y al patrimonio neto, y en la columna de la derecha (Haber) se incluyen las reducciones del activo y los incrementos del pasivo junto a los ingresos y patrimonio neto.

 

 

Cuentas de Caja: Registro de las operaciones
realizadas en efectivo.

Inventario: Suministra la valuación y depreciación de maquinarias, equipos y accesorios agrícolas.

 

Referencias Bibliográficas

Cerda, R., Chandía, A. y Faúndez, M. 2003. “Gestión de operaciones en empresas agropecuarias”, Tópico III. Universidad de Concepción. En: Fundamentos en Gestión para Productores Agropecuarios: Tópicos y estudios de casos consensuados por universidades chilenas. Universidad Católica de Valparaíso, Universidad Austral de Chile, Universidad de Concepción, Universidad de Chile, Pontificia Universidad Católica de Chile, Universidad de Talca y Universidad Adolfo Ibáñez. Editado y producido por el Programa Gestión Agropecuaria de Fundación Chile.

FAO. 1995.  "Desarrollo Estadístico": Documento número 5, Programa del Censo Agropecuario Mundial 2000. Consulta en Línea: http://www.fao.org/3/x2919s/x2919s05.htm. Fecha de Consulta: [06/05/2020]

Gallardo, K. 2018. Fundamentos de Contabilidad. Facultad de Ciencias Económicas. Centro de Investigación y Extensión. Universidad del Estado de Washington.

Guerra, G. 1992. Manual de administración de empresas agropecuarias. Costa Rica: IICA.

Neuner J. Contabilidad de Costos. Tomo I y II

Renny, E. 2012. Introduccion a la contabilidad https://docs.google.com/viewer?a=v&pid=sites&srcid=ZGVmYXVsdGRvbWFpnxyamVzcGlub3phbHxneDo2OTQ2NWYxMWQ4ZGQzZmIz